Cách Hoàn Thành Mọi Việc: Tìm Đúng Công Cụ

Giangluankinhthanh – Sau một loạt các lý thuyết nền tảng, chúng ta sẽ chuyển sang phần thú vị để cải thiện năng suất làm việc: lựa chọn đúng và sử dụng hiệu quả các công cụ hỗ trợ. Chúc Hoàn Thành Mọi Việc!

Trong những tuần trước, tôi đã giới thiệu ba bài viết trong loạt bài mang tên Cách Hoàn Thành Mọi Việc (Phần 1: Cách Hoàn Thành Mọi Việc, Phần 2: Xác Định Những Khía Cạnh Trách Nhiệm Của Bản Thân, Phần 3: Thời gian, Năng lượng và Sứ mệnh). Trong mấy bài đầu, tôi đã thiết lập một nền tảng vững chắc. Tôi luôn bị cám dỗ bỏ qua phần đó để đi thẳng vào phần thú vị, nhưng năng suất thật và bền lâu sẽ phụ thuộc vào những bước đầu này.

Cuối cùng chúng ta cũng đến được phần thú vị: lựa chọn các công cụ. Giống như các công việc khác, năng suất cũng cần đến công cụ.

Khi phụ thuộc vào các công cụ, bạn cần biết rằng mình đang dùng những công cụ tốt nhất. Bác sĩ có thể phẫu thuật bằng dao cắt thông thường nếu cần, nhưng tất cả chúng ta đều thích họ mổ chúng ta bằng dao mổ – hơn nữa lại là một con dao mổ thật chất lượng. Bạn có thể ra sân sau và lấy xà beng chặt cây, nhưng nếu chặt bằng rìu thì sẽ gọn hơn và nhanh hơn. Vấn đề là nhiều người cố gắng làm việc bằng những công cụ không phù hợp với nhiệm vụ. Nói rộng hơn, năng suất phụ thuộc vào việc bạn biết nhận diện và sử dụng những công cụ tốt nhất cho công việc, sau đó phát triển kỹ năng tận dụng chúng.

Để đạt năng suất cao, bạn có thể dùng một loạt các công cụ:

• Các công cụ thông tin: Chúng cho phép bạn thu thập, lưu trữ và tiếp cận các thông tin quan trọng.

• Các công cụ lên lịch: Chúng giúp bạn sắp xếp thời gian, chúng nhắc trước cho bạn những sự kiện quan trọng.

• Các công cụ giao tiếp: Chúng giúp bạn giao tiếp, lưu trữ và tiếp cận những trao đổi trước đó.

• Các công cụ quản lý công việc: Chúng giúp bạn nắm bắt và tổ chức những mục cần hoàn thành.

Hầu hết các công cụ này đều có cả dạng giấy và dạng điện tử. Ví dụ, bạn có thể giao tiếp qua bưu phẩm (dạng giấy) hoặc email (dạng điện tử). Tôi sẽ tập trung vào dạng điện tử.

Các công cụ thông tin

Các công cụ thông tin cho phép bạn thu thập, lưu trữ và tiếp cận các thông tin quan trọng. Chỉ mới đây thôi, chúng là những tủ tài liệu đầy sổ sách và giấy tờ. Thế nhưng ngày nay, những công cụ thông tin tốt nhất giúp bạn lưu trữ mọi (hoặc phần đa) thông tin của bạn theo dạng điện tử. Khi sử dụng những công cụ này, bạn có thể gia nhập trào lưu không giấy tờ, loại bỏ những tủ hồ sơ và mọi loại giấy tờ phiền phức.

Tôi dùng Evernote (evernote.com) làm công cụ thông tin cho mình. Evernote là một phần mềm hữu dụng, giúp bạn ghi lại gần như mọi loại thông tin. Sau khi ghi lại, nó sẽ lưu trữ và liệt kê thông tin để sẵn sàng cho bạn sử dụng trong tương lai. Có thể cài đặt Evernote cho gần như mọi thiết bị mà bạn có (Macbook, máy tính, điện thoại di động, máy tính bảng, v.v.). Nó có thể theo bạn đến mọi nơi, khi bạn làm mọi công việc.

Bí quyết: Nguyên tắc tổ chức áp dụng tại đây, cũng như với cả đời sống là: Mọi thứ đều có nhà của nó, và những thứ tương tự nhau đi cùng với nhau. Tôi sẽ sớm nói thêm điều này.

Các công cụ lên lịch

Các công cụ lên lịch giúp bạn sắp xếp thời gian, và chúng nhắc trước cho bạn những sự kiện quan trọng. Những công cụ này (trừ các báo thức) từng là các tờ lịch treo trên tường, nhưng ngày nay, có nhiều lịch điện tử rất hữu dụng.

Tôi dùng Lịch Google (calendar.google.com) làm công cụ lên lịch của mình, nhưng thực ra tôi truy cập nó qua Sunrise (sunrise.am), một chương trình chạy trên Macbook – nó nhập và hiển thị lịch Google. Tôi làm điều này vì hai lý do: Một là, nó cải thiện giao diện theo trang web của Google và hai là, tôi tránh dùng nhiều đến trình duyệt, vì mỗi khi mở trình duyệt, tôi lại bị cám dỗ lãng phí thời gian. Tôi dùng lịch này để hiển thị mọi sự kiện trong đời mình, và qua chức năng nhắc nhở, tôi dùng nó để nhắc mình những cuộc họp hoặc cuộc hẹn sắp tới.

Bí quyết: Mỗi khi khởi đầu ngày mới, hãy xem lại mọi cuộc hẹn trong ngày hôm đó và hôm sau, đảm bảo rằng mọi nhắc nhở cần thiết đã được thiết lập.

Các công cụ giao tiếp

Các công cụ giao tiếp cho phép bạn giao tiếp, và chúng giúp bạn lưu trữ cũng như tiếp cận những trao đổi trước đó. Chúng có thể gồm một tập hợp các công cụ khác nhau như email, tin nhắn, dạng máy fax truyền thống hoặc thư gửi bưu điện. Tuy nhiên, tôi tập trung vào công cụ điện tử, nghĩa là email. Email là công cụ rất tệ theo nhiều cách, nhưng lại là công cụ mà chúng ta buộc phải dùng trong thời điểm hiện tại.

Tôi dùng GMail (gmail.com) làm công cụ giao tiếp chủ yếu, tuy tôi truy cập nó qua Apple Mail. Một lần nữa, nó cải thiện giao diện theo trang web của Google và giúp tôi tránh dùng trình duyệt cho những việc khác, giảm bớt cám dỗ lãng phí thời gian.

Bí quyết: Nếu không thực sự cần, bạn có thể tắt email đi, trừ khi bạn đang viết hoặc trả lời email.

Các công cụ quản lý công việc

Các công cụ quản lý công việc giúp bạn nắm bắt và tổ chức những mục cần hoàn thành. Ở đây, chúng ta cần dừng lại một chút để phân biệt giữa công cụ này và các công cụ khác: Các công cụ giao tiếp dùng để giao tiếp (không phải nhiệm vụ hay thông tin); công cụ thông tin để nắm bắt và sắp xếp không tin (không phải những mục cần làm); các công cụ quản lý công việc để nắm bắt và sắp xếp các nhiệm vụ hay công việc cần làm (không phải là thông tin). Ở đây có quá nhiều người nhầm lẫn và cố gắng dùng một công cụ để làm mọi thứ, dù công cụ đó không hợp với nhiệm vụ cần làm chút nào. Một trong những ảnh hướng đến năng suất làm việc nhất là dùng email làm giải pháp quản lý công việc, hoặc dùng email để nắm bắt và sắp xếp các thông tin quan trọng. Hãy tìm công cụ hợp nhất cho công việc và sử dụng nó một cách tốt nhất!

Tôi dùng OmniFocus (omnigroup.com) làm công cụ quản lý công việc vì đó là công cụ vô địch trong độ hữu dụng. Tuy nhiên, nó chỉ dùng cho Macbook, nên có thể bạn cần một công cụ khác (Todoist (todoist.com) chẳng hạn). Chìa khóa ở đây là làm sao để bạn luôn có thể tiếp cận công cụ này. Nếu bạn có điện thoại thì hãy tìm một ứng dụng. Sau đó, làm sao để bạn nắm được các nhiệm vụ (động từ) chứ không phải thông tin (danh từ).

Bí quyết: Không phải nhớ, hãy nắm bắt lấy nó.

Tôi sẽ thêm một phạm trù công cụ cuối cùng – công cụ đặc biệt hữu ích trong thế giới số quá phân tán này: các công cụ tiết độ.

Các công cụ tiết độ

Các công cụ tiết độ giúp bạn thực hành tiết độ trong những lĩnh vực mà bạn bị cám dỗ sử dụng thời gian không hợp lý. Chúng có thể ngăn bạn truy cập những trang web nhất định, theo dõi việc sử dụng máy tính của bạn và báo cáo lại, hoặc có thể khóa trình duyệt của bạn vào những thời điểm nhất định.

Có lúc tôi dùng Toggl (toggl.com) để theo dõi thời gian sử dụng, và dùng Nanny for Chrome (link) và/hoặc WasteNoTime (link) với Safari để khóa những trang nhất định vào những giờ nhất định.

Hành động: Hãy xác định những công cụ mà bạn sẽ sử dụng trong những phạm trù sau: Thông tin, lên lịch, giao tiếp và quản lý công việc.

Tôi đã mô tả những phạm trù công cụ khác nhau mà bạn sẽ cần, và giới thiệu những công cụ tôi đang dùng. Trong bài tiếp theo, tôi sẽ mô tả cách xử lý những gián đoạn chen ngang. Từ đó, bạn không những hoàn thành mọi việc, mà hoàn thành đúng việc một cách tốt nhất.

Bài cuối cùng – Cách Hoàn Thành Mọi Việc: Xử Lý Những Gián Đoạn Chen Ngang sẽ đăng vào tuần tới. Nhớ đặt nhắc nhở trong Google Calendar nhé!

– Nguồn: challies.com –

Giảng Luận Kinh Thánh xin tri ân tác giả Tim Challies đã cho phép chuyển ngữ loạt bài này ra tiếng Việt.