Mọi Việc Đều Có Thời Điểm – 10 Mẹo Quản Lý Thời Gian Cho Các Lãnh Đạo Cơ Đốc

Hình ảnh: Alan Cleaver 2000 Flickr.com

Quản lý thời gian là vấn đề của tất cả mọi người, đặc biệt là những người cần bày tỏ tình yêu của Đức Chúa Trời với những người thiếu thốn về thuộc linh hay thuộc thể.

Hãy tưởng tượng rằng đứng ngoài cửa nhà bạn ngay lúc này là tất cả những người đã gửi cho bạn một tin nhắn, một email, đã gọi điện thoại, đã viết thư cho bạn, nhờ bạn đến thăm viếng nhà họ, hẹn gặp bạn, và cả những người bạn đã chọn dành thời gian cho họ…

Hàng người đó sẽ xếp dài đến đâu và bạn sẽ mất bao lâu để gặp hết người này đến người kia, thậm chí là không nghỉ ngơi?

Có lẽ bạn cảm thấy choáng ngợp vì mức độ chính bạn và những người khác đòi hỏi với thời gian của mình. Biết đâu toàn bộ vấn đề bạn gặp phải trong việc tận dụng thời gian là do công nghệ mà bạn sử dụng để quản lý vấn đề của mình hoặc có lẽ bạn đang làm việc quá nhiều giờ để giải quyết tất cả những yêu cầu này trong chức vụ của mình?

Mọi việc đều có thời điểm

Tác giả Truyền đạo 3 c. 1-6 nói với chúng ta rằng mọi việc đều có thời điểm, mô tả rằng những thăng trầm bất tận của các hành động có thể cuốn chúng ta vào một chuỗi hoạt động bất tận, từ đó dẫn đến căng thẳng. Mọi việc đều có thời điểm, nhưng điều đó không có nghĩa là chúng ta phải làm mọi thứ NGAY BÂY GIỜ, dù chúng ta hoặc những người khác có thể muốn chúng ta làm như vậy. Cũng không nên đáp ứng mọi yêu cầu mà người khác đặt ra đối với thời gian của mình. Tuy chúng ta không thể kiểm soát được thời gian trôi đi thế nào, nhưng kỹ năng quản lý thời gian giúp chúng ta quản lý cách chúng ta và những người khác sử dụng thời gian của chính mình. Là một người lãnh đạo phục vụ, chúng ta cần nêu gương về cách sử dụng thời gian lành mạnh vì lợi ích của chính mình và những người mà mình phục vụ.

10 Mẹo Quản Lý Thời Gian Hàng Đầu Để Quản Lý Thời Gian Của Bạn Tốt Hơn

1. Xem lại cách bạn sử dụng thời gian.

Dành một tuần để ghi nhật ký về việc sử dụng thời gian của bản thân, (bao gồm cả giờ nghỉ uống nước, gọi điện thoại, đi lại, v.v.) và sử dụng với ai. Sau đó xem lại nhật ký, tìm kiếm những khuôn mẫu lặp đi lặp lại và đánh dấu những chỗ bạn chưa sử dụng thời gian như mong muốn và/hoặc hiệu quả nhất có thể. Chẳng hạn, nếu bạn chia một ngày của mình thành sáng, chiều và tối: bạn có thường xuyên làm việc cả ba buổi không? Nếu trong cả tuần hoặc một khoảng thời gian trong tuần bạn chỉ làm việc 2 buổi mỗi ngày thì có tốt không?

2. Xem lại nhật ký với một người bạn đáng tin cậy.

Thảo luận về các lĩnh vực khác nhau; sau đó thống nhất thực hiện các bước để giải quyết một số vấn đề nổi cộm.

3. Ưu tiên sử dụng thời gian của bạn.

Steven Covey trong cuốn sách “7 Thói Quen Của Người Thành Đạt” giới thiệu mô hình quản lý thời gian bốn ô đơn giản để giúp chúng ta sử dụng thời gian một cách hiệu quả. Trên một trục là “cấp bách” và “không cấp bách” và trên trục kia là “quan trọng” và “không quan trọng”. Vấn đề của chúng ta thường có hai mặt: thứ nhất, chúng ta dành thời gian đáp ứng yêu cầu của người khác về những việc họ cho là cấp bách và quan trọng. Thứ hai, khi không giải quyết được những nhiệm vụ quan trọng nhưng không cấp bách, nhiệm vụ đó sẽ sớm trở nên cấp bách và khiến chúng ta cảm thấy choáng ngợp.

Điền vào từng góc phần tư của sơ đồ xem cái nào xếp vào đâu. Tiếp theo, hãy quyết định và thống nhất với những người khác xem đâu là những vấn đề quan trọng nhưng không cấp bách để bạn trở thành một nhà lãnh đạo hiệu quả và quyết tâm dành phần lớn thời gian của mình cho những vấn đề này. Những chuyến thăm người ốm hoặc làm tiệc thánh tại nhà thường lệ sẽ xếp vào đâu? Thế còn bài viết đăng lên trang tin tức của hội thánh thì sao? Kỳ nghỉ cá nhân nữa?

4. Đặt ra kỳ vọng.

Đặt ra kỳ vọng về thời gian phản hồi và cân nhắc các vấn đề cấp bách và không cấp bách. Kinh nghiệm của tôi khi làm việc với những người phục vụ là khi người ta sử dụng cụm “việc này cần làm gấp”, thì có thể là họ cần trong vòng 10 phút đến 3 ngày tới”. Khi chúng ta và những người khác hiểu được ý của nhau, chúng ta có thể phản ứng phù hợp và ưu tiên thời gian một cách hiệu quả.

5. Tiếp cận theo đội.

Nói chuyện với những người đồng nghiệp về việc sử dụng thời gian chung và những thách thức mà mỗi người phải đối mặt cũng như cách các bạn có thể hỗ trợ lẫn nhau, chẳng hạn: Có cần cc tất cả chúng ta vào email nói về việc trang trí lại phòng nhóm không? Sẽ mất thời gian sàng lọc xem cần đọc hoặc không cần đọc email nào khi chúng ta nhận được quá nhiều email.

6. Sử dụng các cuộc họp hiệu quả.

Các cuộc họp có nhất thiết phải diễn ra như mọi khi không? Bạn có phải ở đó suốt hay chỉ trong phần cần bạn đóng góp ý kiến hoặc khi bạn cần nghe thông tin quan trọng? Các công nghệ khác có thể giúp giảm bớt thời gian và tần suất các cuộc họp thường lệ của bạn không? Bạn có thể thảo luận online về một số nội dung trong chương trình trước cuộc họp với các chấp sự không?

7. Đừng để công nghệ kiểm soát bạn.

Hãy kiểm soát công nghệ. Bạn sẽ rất dễ phản ứng khi có tiếng chuông, tiếng bíp của điện thoại di động hoặc tiếng ping của email gửi đến hộp thư. Tắt tiếng bíp của email và chỉ kiểm tra email hai lần một ngày. Tắt điện thoại di động trong bữa ăn, dùng trả lời tự động hoặc chuyển hướng cuộc gọi trong thời gian bận. Khi đang trò chuyện với một cặp vợ chồng vừa mới mất con, liệu chúng ta có dừng lại để trả lời tin nhắn không? Vậy tại sao chúng ta lại để những tình huống khác bị gián đoạn bởi tiếng gọi của công nghệ?

8. Quản lý những yếu tố làm gián đoạn.

Nghiên cứu cho thấy khi đang làm một việc gì đó, nếu bị gián đoạn thì bạn phải mất khoảng 8 phút sau để phục hồi. Hãy nhẫn tâm với thời gian nhưng nhã nhặn với mọi người khi xử lý những yếu tố gián đoạn và cố gắng hạn chế chúng ở mức tối thiểu. Tìm thời gian và không gian nơi bạn không bị làm phiền, sử dụng công nghệ hoặc “người gác cổng” khác để trợ giúp, vợ bạn chẳng hạn. Thông thường, khi đang vật lộn với nhiệm vụ, chúng ta nhận ra rằng chính mình tạo ra những gián đoạn khiến mình phân tâm khỏi độ khó của nhiệm vụ, chẳng hạn như tách cà phê thứ ba hoặc cuộc trò chuyện xã giao với đồng nghiệp.

9. Tránh trì hoãn.

Sự trì hoãn là “Hoãn làm một việc gì đó đáng lẽ phải làm—một cách có chủ ý, theo thói quen và một cách đáng trách”. (John Adair). Trước tiên, hãy thực hiện những công việc khó nhằn nhất – sau khi hoàn thành xong, bạn sẽ cảm thấy nhẹ nhõm và không còn kéo lê chúng suốt cả ngày/cả tuần nữa. Nếu bạn đang trì hoãn một việc lớn, hãy chia nó thành từng phần nhỏ: nghĩ đến việc sơn lại một căn phòng trong nhà sẽ dễ hơn là phải sơn lại toàn bộ ngôi nhà.

10. Có nhất thiết phải là mình không?

Rất dễ rơi vào cái bẫy suy nghĩ “Nếu mình không làm thì việc đó không xong hoặc không ai làm được”. Hãy phân bổ một số nhiệm vụ, cuộc họp của bạn cho những người khác. Biết đâu vài thứ trong đó có thể là cơ hội phát triển cho những người khác? Có thể mất nhiều thời gian hơn để làm điều này ngay từ đầu vì bạn phải giải thích những điều cần thiết nhưng về lâu dài sẽ tiết kiệm được thời gian.

Nhìn lại bản thân

Bao nhiêu thời gian mà bạn sử dụng bị chi phối bởi tính cách của bản thân và của người khác? Bạn có phát triển tốt khi ở bên mọi người nói chung và một số người nhất định nói riêng không? Việc chuẩn bị bài giảng có bị dồn vào thời gian còn lại của bạn không?

Bạn có phải buộc mình bỏ thời gian tĩnh nguyện và nghiên cứu Kinh thánh để đi thăm viếng chăn bầy không?
Dù tính cách của bạn có là gì thì dành thời gian với một người dẫn dắt để suy ngẫm xem tính cách của chúng ta tác động thế nào đến việc sử dụng thời gian, và hoàn thành bản trắc nghiệm tính cách để nêu bật các vấn đề của chính chúng ta, có thể cực kỳ hữu ích.

• Cam kết hoàn thành nhật ký thời gian của bạn

• Đặt lịch hẹn với ai đó để cùng nhau xem lại

• Hãy thử một trong những mẹo này và xem nó có tác dụng với bạn như thế nào – ngay hôm nay!

– Chuyển ngữ: Đội ngũ Ba-rúc –
*Quan điểm của bài viết không nhất thiết phản ánh quan điểm của Đội ngũ Ba-rúc

Link bài viết: http://christian-leadership.org/a-time-for-everything-10-time-management-tips-for-christian-leaders-2/